Ingyenes online csoportmunka rendszer home office-hoz

Online ingyenes csoportmunka rendszer

Nagy kapkodás van most online. Még a nagy cégeknél is komoly erőfeszítésekbe kerül, hogy az eddig X főre tervezett, meglévő online csoportmunka rendszer infrastruktúrát most többszörösére bővítsék, ám nekik többnyire megvan rá a pénzük, hogy ezt megtegyék. De mi van az iskolákkal, nonprofit szervezetekkel, kisebb vállalkozásokkal?

Jó hír, hogy rengeteg cég van akik olyan csoportmunka rendszereket üzemeltetnek, amik pont arra valók, hogy egy cég vagy szervezet tudjon valós időben együtt dolgozni, kommunikálhasson egymással, nyomon követhesse a feladatait, tárolhassa a fájljait online. Még jobb hír, hogy ezek a cégek általában szűkített  funkcionalitással ugyan, de ezt ingyen is hajlandók odaadni.

Íme az egyik csoportmunka rendszer, amit használunk

Mi a műsorgyártás szolgáltatásunkhoz és az ügyfeleink részére nyújtott média- és tartalomgyártás szolgáltatásunk üzemeltetéséhez két ilyen rendszert is használunk, több éve. Kezdjük azzal, amivel ingyenesen tudod menedzselni és ellenőrizni egy kisebb cég online működését, csoportmunka felülettel, dokumentumtárral, feladatmenedzsmenttel, közös naptárral, chattel, konferenciahívással. Működik PC-n, Mac OS-en, böngészőben vagy applikációval, mobilon, tableten, laptopon.

Ez a Samepage, egy csoportközpontú közösmunka felület. Regisztrálj és kezdj neki nagyjából fél óra alatt egy hatékony csoportmunka rendszered lesz ingyen. (Nem affiliate link, nem keresünk ezzel pénzt) Általában, mint minden csoportmunkához csapat kell. Ha regisztráltál (megjegyzem kapsz 15 napos Pro verziót, aminek most sok jelentősége nincs, én az ingyenes funkcionalitást mutatom) már kezdheted is a csapat kialakítását, majd pedig az online munkát otthonról a kényelmes home office-ból.

Csoportmunka rendszer ingyenesen online home office esetére

Kezdő lépések – a Samepage csoportmunka csoportjai

Nekünk 3 év tapasztalata alapján alakult ki mely funkciót hogyan használjuk és mi alapján érdemes csoportosítani a felhasználókat. Azt javaslom, nálatok az első lépés az emberek csoportosítása legyen: hozd létre azokat a csoportokat, akiknek együtt kell dolgozniuk. Nálunk az vált be, hogy általában a tevékenységeink alapján csoportosítottunk, de van kivétel például a nagyobb projektek, ahol minden tevékenységünkből kellett hozzá valamennyi. Nálatok akár minden lehet projekt szempontú, de ismerek olyat aki kizárólag a nagy közös Everyone team-et használja. Nálunk tehát a következő csapatok vannak:

Kezdő lépések csoportmunka csoportjainak létrehozása

A teamek-et a bal oldali függőleges zöld menüsávban lévő Teams ikonra, majd a New team gombra kattintva tudsz létrehozni. Ha először használod a Samepage-et, ekkor célszerű  a csapattagokat is meghívni a csoportba. Ehhez emailcímét kell megadni. Később (vagy ha már vannak felhasználóid felvéve) a meglévőek közül is választhatsz. Bármennyi taggal és bármennyi csoporttal dolgozhatsz az ingyenes verzióban, sőt még külsősöknek is adhatsz hozzáférést, hogy mondjuk egy projekt haladását a megrendelőd is követhesse. Ha még nem vagy biztos benne, hogy ki dolgozzon a csoportban természetesen később is tudsz meghívni (és persze törölni is) embereket a csoportba lépve, jobb felül a Team members-re kattintva. Ha szükséged van rá a csapatokon belül alcsapatokat hozhatsz létre (Sub-team)

Hogyan dolgozz a csapatoddal ezen a közösmunka felületen?

Ha végigolvastad ezt a cikket ezt a kérdést te fogod megválaszolni. Az biztos, hogy nincs két egyforma cég, és munkafolyamat. Megmutatom mi hogyan használjuk ezt az online rendszert a televíziós műsorgyártás területén, ezzel megpróbálok inspirációt és ötleteket adni ahhoz, hogy mit, hogyan használj. Mi szinte az összes ingyenes funkciót használjuk több éve.

Így segít műsort gyártani a Samepage csoportmunkában

A rendszer működéséhez nézzük meg hogy készül nálunk mondjuk a Sportlövő magazin. A műsoron általában 5-6 szerepkörben munkatársak készítenek egy adást. Nézzük hogy megy ez nálunk.

A Magazin gyártás team-ben azok a csapattagok vannak akik a műsorgyártásban érintettek. A rendszer egyik alapfunkciója egy nagy közös online dokumentum vagy inkább lap (innen a név, hiszen mindannyian egy lapon dolgozunk = same page), amibe mindenki írhat. Mi projektszinten kezelünk minden egyes adást így adásonként van egy ilyen dokumentumunk. Jelen esetben a január Sportlövő magaziné. Korlátlan ilyen dokumentumot lehet létrehozni Minden Team-ben és rengeteg féle dolgot lehet a lapra pakolni, szöveges, táblázatos tartalmaktól kezdve naptárbejegyzéseket, feladatokat, videó és képtartalmakat stb…

Arra volt szükségünk, hogy egy helyen legyenek a gyártási és a stábra vonatkozó információk és együtt tudjon dolgozni a gyártásvezető a szerkesztőkkel, operatőrrel, vágóval és mindenkinek minden tudnivalója egy könnyen elérhetővé váljon és minden változást valós időben lehessen követni online, PC-n Mac-en, Androidon, iPhone-on. A 25. Sportlövő magazinműsor lapja így néz ki.

A táblázat és szöveg mellett az adás lapjára tesszük a forgatásokat mint naptárbejegyzéseket, ide töltjük a fájlokat, mint pl. a forgatási engedélyt, ugyanerre a lapra tesszük a gyártással kapcsolatos feladatokat, melyeknek az aktuális állása is követhető valós időben. Ezeket mindenki látja és hozzáfér. (Az ingyenes verzióban nincsenek különböző jogosultságok)

Napi csoportmunka kommunikáció

A napi kommunikációt legnagyobbrészt a kihagyhatatlan Chat funkción keresztül intézzük, amit két szinten is működik:

  • Egyrészt minden Team-nek vagy egy közös chatje, amin nálunk az adott részleg tartja az általános kapcsolatot. Team chat ugyan, de lehet, hogy érdemes elkülöníteni a nagy Everyone csoportét, ahol mindenki mindent lát. Ez a közös céges közleményekre, meghívókra használható szerintem leginkább.
  • Ezen felül minden Dokumetumnak (lapnak) van külön chatje, amiben az adott műsorral kapcsolatos kommunikáció zajlik. Érdemes előre kitalálni és kettéválasztani, hogy mivel kapcsolatban hol írsz, hogy később ne legyen káosz. Működnek a ma már alapvető chat funkciók: említés, emojik, csatolás.

Szintén alapvető kommunikációs eszköz a hang- vagy videohívás, amit ritkán használunk, de a mostani helyzetben mondjuk közösen jegyzetelve vagy a Team dokumentumot prezentációs módban használva egy kattintással céges konferenciát indíthatsz.

Csoportos hanghívás videohívás

A csapathoz tartozó Tasks, Events, Files fülön a csapat összes feladata, naptáreseménye és fájlja megtalálható (azok is amelyek nincsenek a közös lapon) Ezek a nézetek segítik az összesítést és az eligazodást közöttük különböző sorbarendezéssel és szűrővel.

Samepage csoportmunka rendszer gyorsnézetek

Ha bejelentkezel egy kivonat és gyorsnavigációs felület vár olvasatlan Inbox, Task és Calendar bejegyzések összegzésével és azoknak a csapatoknak és helyeknek a listájával, melyek számodra érdekesek lehetnek. Hasonló eligazodásra szolgálnak a bal oldali zöld mező gombjai azzal a különbséggel, hogy ott a ránk vonatkozó tartalmakat láthatjuk, pl. a saját feladatainkat és naptárunkat. Az Inbox logszerűen összegyűjti mi is történt mostanában. Ez jó áttekintést nyújt a történtekről, megválaszolatlan bejegyzésekről. A kis pöttyre tolva az egeret pedig egy gyors betekintő jelenik meg amiben a chat előzmények látszanak, így mondjuk nem csak az utolsó chat bejegyzést, hanem az egész beszélgetésfolyamot meg tudod nézni egy pillantás alatt.

A Samepage online csoportmunka felülettel ingyen jár teljes funkcionalitású PC-s asztali program is, ami jobban használja a géped erőforrását és internet hiányában is működik, igaz a naprakészséghez szinkronizálnia kell, amit ez esetben ki kell várni. Az Androidos és iPhone-os mobilos verzió jól használható, mindene működik ahogy kell. A megfelelő biztonsági és értesítési beállításokkal tud futni a háttérben, a tartalmak valós időben változtathatók, a chat is gyors, audio- és videohívás sem akadozik, bár ez nyilvánvalóan internet minőség kérdése is.

Ingyen milyen csoportmunka rendszert kapunk?

Mi mikrovállalkozásként elégedetten dolgozunk az ingyenes verzióval, teszi a dolgát a napi kommunikációban. Tetszik, hogy számos korlátot eltöröltek a fejlesztők utóbbi években. Nincs már maximális user és közös lap szám és nálunk a fájl hozzáférési szintek beállítása sem hiányzik. Talán a 2 GB tárhely gyorsan el tud fogyni, de ezt már sok jó cloud tárhely ki tudja egészíteni. Arra érdemes figyelni, hogy a free verzióban nincs korlátlan log időben és keresni az utolsó 30 napban lehet csak. Összességében egy jól hangolható hasznos mini-vállalatirányítási rendszert kaphat mindenki akinek távolról közösen kell online dolgoznia a csapatával.

Nekünk a legnagyobb tanulság az volt egyébként, hogy át kell gondolni a cég folyamatait mielőtt használni kezdesz egy online közösmunka felületet legyen az bármilyen rendszer is. Lényeg, hogy gondold át most hogy működik a céged és hogyan támogathatná ezt egy ilyen team collaboration system. Ne csináljatok semiképp sem valamit azért, mert van olyan funkció, hanem fordítva: a meglévő folyamatot kell a Samepage-nek támogatnia. Az azonban fontos (bármilyen rendszernél) ha elkezded használni akkor azt tedd következetesen. Ne legyen Facebook chat, meg MammutMail vegyesen, mert nem fogod tudni kontrollálni a működést.

Sajnos tele van a világ sufnimegoldásokkal, “közös” Gmail fiókokkal és más rendszerekkel, aminek többen tudják a felhasználó nevét és jelszavát, de akadnak bőven a “nemtudommegnyitnikülddátújra” vagy “nemtalálomkülddátújra” emberek vagy azok akik csak a WeTransfert ismerik vagy a “nemnyílikmegamobilomon” és még sorolhatnám, ezek hosszútávon biztosan káoszt és követhetetlenséget okoznak, nem beszélve az adatbiztonságról.

Azt mindenképp tartsd szem előtt, hogy ha elkezded használni – most éppen a virológiai helyzet miatt – akkor mi lesz, amikor már nem kötelező a távmunka. Vissza tudsz-e vagy akarsz-e majd állni. Kinövöd-e majd, és akkor tudsz-e  fizetni érte.

Jó home office-t kívánok

Péli László
Pélicom Média
produkciós vezető